Cuando un cliente no paga una factura, el perjuicio no se limita al importe pendiente: puedes haber ingresado en Hacienda un IVA que nunca has llegado a cobrar.
La normativa permite recuperar esas cuotas mediante la modificación de la base imponible, pero exige cumplir determinados requisitos y, sobre todo, respetar los plazos.
¿Cuándo puedes recuperar el IVA de una factura impagada?
El artículo 80 de la Ley del IVA contempla dos situaciones principales:
- Créditos total o parcialmente incobrables.
- Créditos de clientes declarados en concurso de acreedores después del devengo de la operación.
Ambos procedimientos permiten rectificar el IVA repercutido, pero tienen requisitos y plazos diferentes.
En el régimen general, una factura impagada puede provocar un doble problema de liquidez: no cobras la operación y, al mismo tiempo, puedes haber declarado e ingresado el IVA correspondiente.
¿Cuándo se considera incobrable el crédito?
Con carácter general, deben haber transcurrido doce meses desde el devengo del IVA sin que hayas cobrado total o parcialmente la deuda. Si eres una pyme o profesional cuyo volumen de operaciones del año anterior no superó los 6.010.121,04 euros, puedes optar por considerar incobrable el crédito transcurridos seis meses o esperar al plazo general de un año.
En operaciones a plazo, el periodo se calcula desde el vencimiento de los pagos impagados. Además, basta con reclamar uno de los vencimientos para reducir proporcionalmente la base correspondiente a los plazos no cobrados.
En el régimen especial del criterio de caja existe una regla específica: la condición temporal se considera cumplida el 31 de diciembre del año siguiente al de realización de la operación, con las particularidades previstas para operaciones aplazadas.
¿Qué requisitos debes cumplir?
Para modificar la base imponible deben cumplirse varios requisitos. La operación debe estar correctamente facturada y registrada en los libros exigidos por la normativa del IVA.
Además, el destinatario debe actuar como empresario o profesional. Si es un particular, la base imponible de la operación, sin IVA, debe ser superior a 50 euros. También debes haber reclamado el cobro de manera fehaciente. Puedes hacerlo mediante:
- Reclamación judicial.
- Requerimiento notarial.
- Otro medio que permita acreditar suficientemente que has exigido el pago, como un burofax que pruebe su contenido y recepción.
No necesitas demostrar que la reclamación terminó con una sentencia favorable ni que finalmente recuperaste el dinero: lo esencial es poder acreditar que reclamaste efectivamente la deuda.
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¿En qué casos no puedes recuperar el IVA impagado?
Existen determinados créditos excluidos. No puedes modificar la base imponible por la parte de la deuda que esté cubierta por una garantía real, afianzada por una entidad de crédito o sociedad de garantía recíproca, o asegurada mediante seguro de crédito o seguro de caución.
También quedan excluidos los créditos entre personas o entidades vinculadas y determinadas operaciones con destinatarios establecidos fuera del territorio de aplicación del impuesto, incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla.
Las deudas con entes públicos tienen un tratamiento específico: la reclamación se sustituye por una certificación del órgano competente en la que conste el reconocimiento de la obligación y su cuantía.
¿Cómo recuperar el IVA paso a paso?
El procedimiento puede resumirse en seis pasos,
1. Comprueba que el crédito cumple los requisitos
Verifica el plazo transcurrido, que la operación está registrada correctamente, que no se encuentra entre los supuestos excluidos y que puedes acreditar la reclamación del cobro.
2. Reclama formalmente la deuda
Utiliza una vía que deje constancia suficiente de la reclamación: judicial, notarial o cualquier otro medio fehaciente.
3. Emite una factura rectificativa
Una vez que el crédito adquiere la consideración de incobrable, dispones de seis meses para modificar la base imponible.
La factura rectificativa debe:
- Emitirse en una serie específica.
- Identificar la factura original.
- Indicar que se trata de una factura rectificativa.
- Explicar la causa.
- Reflejar correctamente la rectificación de la base y de la cuota.
La AEAT permite consignar directamente el importe rectificado o mostrar las magnitudes resultantes tras la corrección, indicando en este último caso el importe de la rectificación.
4. Envía la factura rectificativa al deudor
Debes remitir la factura rectificativa al destinatario y poder demostrar que lo has hecho. La sentencia del Tribunal Supremo de 31 de marzo de 2025 confirmó que esta acreditación no es una mera formalidad, aunque puede probarse por diferentes medios y no exclusivamente mediante burofax.
5. Comunica la modificación a la AEAT
Dispones de un mes desde la expedición de la factura rectificativa. Debes aportar electrónicamente la documentación exigida, entre ella la factura rectificativa y el justificante de la reclamación.
La presentación de la documentación complementaria genera un código de asiento de registro que debe incorporarse después a la comunicación de modificación de la base imponible.
6. Refleja la rectificación en el modelo 303
La cuota rectificada se incorpora a la declaración correspondiente como una minoración del IVA repercutido. De esta forma recuperas fiscalmente el IVA de la operación que no has cobrado.
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¿Qué plazos no debes perder de vista?
En el procedimiento general hay tres fechas especialmente importantes:
- Seis meses o un año, según corresponda, para que el crédito pueda considerarse incobrable.
- Seis meses desde ese momento para emitir la factura rectificativa.
- Un mes desde su expedición para comunicar la modificación a la AEAT.
El cierre del ejercicio es, por ello, un buen momento para revisar las facturas pendientes. No significa que todas deban rectificarse antes del 31 de diciembre, sino que conviene comprobar cuáles ya han entrado o están a punto de entrar en su ventana legal de recuperación.
¿Qué ocurre si el cliente está en concurso?
Si el deudor es declarado en concurso después del devengo de la operación, se aplica el procedimiento específico del artículo 80.3 de la Ley del IVA. En ese caso no debes esperar los seis meses o el año previstos para los créditos incobrables.
Según la documentación aportada, el plazo para efectuar la rectificación se sitúa, en la práctica, en tres meses desde la publicación del auto de declaración de concurso en el BOE. Además, la factura rectificativa debe remitirse también a la administración concursal y debe poder acreditarse ese envío.
Distinguir ambas situaciones es fundamental: aplicar el procedimiento general cuando el cliente ya está en concurso puede hacer que utilices plazos incorrectos.
¿Qué errores pueden hacerte perder la recuperación?
Los errores más importantes están relacionados con los plazos y la documentación.
Debes evitar:
- Emitir la factura rectificativa fuera de los seis meses disponibles.
- No poder demostrar que reclamaste la deuda.
- No conservar prueba del envío de la factura rectificativa.
- Comunicar la modificación a la AEAT después del plazo de un mes.
- Confundir un crédito incobrable con un crédito concursal.
Por eso, más que reaccionar cuando una deuda lleva mucho tiempo pendiente, conviene disponer de un sistema que controle automáticamente vencimientos y fechas de reclamación.
Recuperar el IVA es la última línea de defensa
Recuperar el IVA reduce el perjuicio provocado por una factura impagada, pero no recupera el importe de la venta.
La mejor estrategia sigue siendo preventiva: analizar a quién vendes a crédito, establecer límites y plazos adecuados, controlar los vencimientos, reaccionar pronto ante los retrasos y contar con un seguro de crédito que proteja tu flujo de caja y cuenta de resultados.
