De acuerdo con cifras de Credit Today, el 25% de los departamentos de crédito carecen del personal adecuado para la gestión de cuentas por cobrar. De hecho, el 61% de los retrasos en los pagos se deben a problemas de carácter administrativo o errores en los acuerdos, tales como facturas incorrectas o recepción tardía de las mismas.
¿Cómo es posible que un aspecto tan crítico en la gestión de un negocio –como es el cobro de las cuentas y créditos concedidos a los clientes- se lleve a cabo de una forma tan deficiente? Parte de la respuesta está en que la mayor parte de los negocios centran todos sus esfuerzos en lograr la venta. No se dan cuenta de que la misión no está cumplida hasta que se procede al cobro. El resultado es:
- El flujo de efectivo de caja languidece, asfixiando la operatividad del negocio.
- Se producen impagos debido a una pésima gestión del riesgo financiero de la cartera de clientes.
- La falta de liquidez y acumulación de pérdidas ponen en peligro la continuidad de la empresa.
La importancia de una política de crédito para optimizar la gestión de cuentas
En primer lugar, es imprescindible contar con una política de crédito, la cual esté ajustada a la capacidad productiva del negocio. Para ello, se han de establecer los siguientes parámetros:
- Establecimiento del procedimiento y responsabilidades en la concesión del crédito. Cada una de las condiciones de la concesión del crédito debe acordarse mutuamente entre el equipo de ventas y los departamentos de cobro y estrategia de negocio. Así mismo, una vez establecidas, deberá articularse un procedimiento que supervise el respeto de la política e impida su vulneración por parte de los responsables de ventas.
- Determinación de los límites de crédito. Obviamente, cada cliente y cuenta pueden ser merecedores de un mayor nivel de confianza, tanto en función de su historial, como del tipo de pedido que estén solicitando. Esto acarreará los correspondientes e inviolables límites de crédito.
- Fijación de plazos de aprobación del crédito. Es frecuente que un representante de ventas logre cerrar un buen trato pero este termine por malograrse debido a una mala gestión de su aprobación. Si se cuenta con una política y proceso de concesión de crédito, también ha de fijarse un plazo razonable de aprobación.
- Analista de riesgo. Finalmente, se ha de contar con un procedimiento que suponga la revisión periódica de la gestión de cuentas y las cuentas por cobrar. Al fin y al cabo, los mercados y la situación financiera de los clientes pueden cambiar, lo cual también afecta al nivel de riesgo asumido.
¿Qué es el CIRBE?
CIRBE es la Central de Información de Riesgos del Banco de España. Su función es gestionar una base de datos donde se encuentran todos los préstamos, avales, créditos y riesgos que tienen las entidades financieras con sus clientes. Por tanto, esta central es fundamental para que el banco pueda conocer los riesgos y la capacidad de endeudamiento de cualquier persona. De esta manera puede valorar si conocer un crédito o no.
Cualquier persona ya sea física o jurídica podrá acceder a los datos de la CIRBE realizando una solicitud de informe de riesgo. Los informes de riesgo incluyen aquellos datos de las operaciones del titular del informe declaradas por las entidades que hayan comunicado un riesgo igual o superior a 9.000 euros.
Aspectos clave para optimizar la gestión de cuentas por cobrar y los datos de la cartera de clientes
Debes asegurarte de que la información recolectada sea precisa y fiel a las condiciones acordadas con los clientes. Ya sea en lo referente a los términos de pago, límites de crédito, descuento por volumen y cualquier otra condición relevante.
- Utiliza un software que permita centralizar la gestión de los datos.
- Establece a un responsable encargado de la gestión de dicha información, así como de los controles oportunos para impedir su manipulación no autorizada.
- Lleva a cabo las correspondientes auditorías para verificar la corrección de los datos.
- Comunica cualquier cambio que deba ser consignado.
Lectura recomendada:
Automatización de la gestión de cuentas por cobrar
La automatización de los procesos de cobro permite reducir los tiempos y evitar errores. Esto puede abarcar un gran número de tareas, tales como:
- Emisión de recibos y facturas.
- Emisión de informes.
- Envío de recordatorio de pago, tanto en modalidad de aviso preventivo como en los casos de demora. Una manera puede ser a través de correos electrónicos.
- Detección de anomalías y generación de alertas.
- Provisión de un portal de atención al cliente.
Monitorización del desempeño en la gestión de cobros
A la hora de medir la salud en la gestión de cuentas y cobros, hay dos métricas que resultan especialmente clarificadoras:
- El periodo medio cobro, que no es otra cosa que el número de días promedio que los clientes tardan en pagar.
- La antigüedad de las cuentas por cobrar, teniendo en cuenta la fecha de la factura o, en su defecto, la fecha de vencimiento de la misma.
Contratación del seguro de crédito
Contar con un seguro de crédito es la pieza clave para optimizar la gestión de cuentas por cobrar y eliminar los riesgos de impago por parte de la cartera de clientes.
- Por un lado, tu aseguradora te proporciona un análisis permanente del riesgo financiero de cada uno de tus clientes o posibles clientes. Esto te ayuda a fijar los límites de crédito que puedes ofrecerles.
- Si se produce un impago, también dispones de un servicio de recobro, ejecutado por personal especializado y conocedor del entorno de tu cliente. Esto cobra máxima relevancia en el caso de operaciones de exportación. En estas situaciones, el cliente se encuentra en otro país o región, y su sistema judicial y entramado administrativo son diferentes.
- Finalmente, si el impago resultara en una cuenta incobrable, el seguro de crédito también cubre las pérdidas ocasionadas, evitando así los peligros para la tesorería y la cuenta de resultados.
