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Ocho pasos para minimizar los riesgos de proveedores y terceros

Riesgos de proveedores y terceros

La gestión de riesgos a terceros implica la identificación y mitigación de las eventualidades que puedan afectar a tu negocio como consecuencia de la relación con tus proveedores, socios, contratistas y demás terceros.

En este artículo, te explicamos cómo llevarla a cabo eficazmente y las herramientas que puedes tener a tu disposición en este proceso.

Conocimiento e identificación de los posibles proveedores y socios comerciales

Antes de comenzar una relación con tus proveedores y otras partes interesadas, es imprescindible llevar a cabo una due diligence que permita recabar una serie de datos básicos con los que proceder a una posterior clasificación y selección.

Así mismo, esta información debe actualizarse periódicamente. Sobre todo, cuando ya ha comenzado una relación comercial.

Entre los datos más destacados, cabe mencionar los siguientes:

  • La dirección física de sus oficinas o instalaciones.
  • El sector en el que opera.
  • Las personas de contactos y equipo directivo.
  • Las formas de contacto disponibles.
  • El volumen y valor de las operaciones.
  • El historial de transacciones.
  • Las certificaciones de las que dispone.

Análisis de riesgos para selección de proveedores

Los datos recopilados te permitirán evaluar y clasificar a tus proveedores y socios comerciales en función del riesgo que representen para la actividad de tu negocio o empresa. 

Esta clasificación es fundamental para determinar el comienzo, ampliación o, si es necesario, la finalización de una relación comercial.

Categorización de los riesgos

Los datos de solvencia y fiabilidad de tus proveedores y socios comerciales deben ser categorizados de acuerdo con:

  • La gravedad del posible impacto negativo sobre tu negocio.
  • Las probabilidades de que dicho impacto tenga lugar.

Cada organización puede tener una mayor o menor tolerancia al riesgo. Sin embargo, siempre hay que contar con criterios que permitan comparar los beneficios potenciales, los riesgos de pérdidas y los costes de oportunidad en los que se incurra.

Establecimiento de indicadores de rendimiento de la gestión

Para que el tratamiento de los riesgos de proveedores y terceros sea eficaz, deben establecerse unos KPI o indicadores de rendimiento. De ese modo, la gestión y sus resultados podrán ser auditados en todo momento.

Algunos de los indicadores recomendados son los siguientes:

  • Listado de proveedores y contratistas disponibles y categorizados.
  • Número de proveedores y contratistas activos.
  • Resultado del análisis de riesgos de cada proveedor o contratista.
  • Estado de los contratos con cada proveedor.
  • Riesgos identificados y clasificados, por su probabilidad e impacto negativo.
  • Riesgos para cada etapa del proceso de contratación.
  • Historial de riesgos, incidencia, e impacto.
  • Medidas de prevención aplicadas y sus resultados.
  • Medidas de supervisión implementadas y sus resultados.

Gestión continua de los riesgos de proveedores

Por definición, los riesgos de proveedores tienen una naturaleza cambiante. La alteración de los mismos puede deberse a múltiples circunstancias, tales como:

  • Cambios normativos.
  • Detección de prácticas contrarias a la ética profesional.
  • Aparición de litigios o sanciones a tus proveedores y socios comerciales.
  • Modificación de los acuerdos comerciales.
  • Cambios en el equipo directivo.
  • Reducción o ampliación de la plantilla.
  • Fusiones o adquisiciones.
  • Innovación tecnológica.
  • Alteración del estado financiero y la solvencia.
  • Eventos naturales, sociales o políticos, que puedan afectar a la estabilidad del mercado.

Es necesario supervisar la concurrencia de estas circunstancias de manera constante y durante todo el ciclo de vida de la relación con el proveedor o contratista.

Además, también deben habilitarse medidas de control y alerta que permitan detectar de forma temprana el incremento de los riesgos o la aparición de indicios que anticipen la consumación de dichos riesgos.

Alineación de los riesgos de proveedores con la gestión de compras y contrataciones

Evidentemente, una vez categorizados los riesgos y establecidos los estándares de tolerancia, hay que difundir los criterios establecidos entre los departamentos responsables de compras y contrataciones.

Dichos criterios deben ser aplicados tanto durante la negociación con terceros, como en la redacción de los contratos. Así, las cláusulas de los contratos deberán cubrir aspectos como:

  • La propiedad intelectual.
  • Las condiciones de cumplimiento contractual.
  • Las causas de incumplimiento o rescisión contractual.
  • Las garantías del cumplimiento.
  • Las indemnizaciones por incumplimiento.
  • Los límites de responsabilidad.
  • Las obligaciones y condiciones del procesamiento de datos.
  • Las condiciones para la subcontratación de proveedores.
  • Los seguros.

Ajuste o desvinculación con los proveedores y socios comerciales

Por último, si la gestión de riesgos de proveedores llega a poner de manifiesto el incremento del riesgo por encima del nivel tolerable, deben tomarse medidas de ajuste inmediatamente.

En los casos más extremos deberá ponerse fin a la relación comercial, con el proveedor o socio comercial afectado. Para ello, debe establecerse y documentarse el proceso para llevar a cabo la baja de la relación comercial.

Además, hay que asegurarse de conservar un registro histórico de todas las operaciones llevadas a cabo, así como el resto de información relevante.

De esa manera, si el proveedor vuelve a ser un candidato en el futuro, su análisis y selección podrá realizarse de una forma más ágil.

Cobertura de anticipo a proveedores

Con el fin de mejorar la gestión del riesgo, Solunion propone la cobertura de anticipo a proveedores. Esta te permite minimizar aquellas pérdidas ocasionadas por la falta de suministro de bienes y servicios, así como por la no devolución de su pago anticipado.

Esta cobertura no solo permite gestionar tu riesgo de manera rápida y sencilla, también es una herramienta clave para aumentar tu oferta comercial y acelerar el crecimiento de tu negocio, sin incrementar tus riesgos.

Actualidad Solunion

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